Das Einsteigerhandbuch für Knowledge Management

Die Wissensdatenbank ist ein wichtiges Kapital jedes Unternehmens auf der Welt. Es ist verantwortlich für die Verbesserung der Arbeitsabläufe in verschiedenen Bereichen, wie z.B. Produktivitätssteigerung, leichterer Wissensaustausch und besserer Kundensupport. Seit 1991, als Wissensmanagement als Disziplin etabliert wurde, stand die kontinuierliche Verbesserung im Vordergrund. Dieser Artikel wird einen Einblick in die Wissensorganisation geben, wie sie zu erleichtern ist, was die beiden dominierenden Konzepte sind, welche Arten dieser Software existieren und welche die Geschäftsfelder sind, die durch sie verbessert werden können.

Was ist Wissensorganisation

Wissensorganisation ist ein wesentlicher Bestandteil der Wissensbasis. Es ist eine Managementlösung, die das Problem löst, wie Menschen innerhalb einer Organisation Daten innerhalb der Wissensdatenbank erstellen, generieren, sammeln, verwalten, nutzen und austauschen.

Alle Inhalte innerhalb der Wissensdatenbank werden vollständig von den Mitarbeitern des Unternehmens generiert. Mit der Zeit sammelt sich die Menge der gesammelten Daten an, und wenn sie nicht richtig organisiert sind, wird die Wissensdatenbank zu einem viel weniger effektiven Geschäftswerkzeug. Eine gut organisierte Wissensdatenbank ist ein perfekter Unternehmenswert, da sie neuen Mitarbeitern, Mitarbeitern aus anderen Abteilungen und Unternehmen, mit denen Sie zusammenarbeiten, einen einfachen Zugriff auf die gut strukturierten Wissensdatenbanken ermöglicht.

Organisation der Wissensbasis

Es gibt die fünf bekannten organisatorischen Taktiken, die während des Wissensorganisationsprozesses angewendet werden sollten:

  • Die Generierung von Inhalten muss kontinuierlich erfolgen, da die Wissensbibliothek kontinuierlich wachsen muss.
  • Die Inhalte sollten so erstellt und gespeichert werden, dass sie leichter zwischen Mitarbeitern und kooperierenden Unternehmen ausgetauscht werden können.
  • Die Inhalte sollten zur Verbesserung der Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen genutzt werden und auf die Erreichung der Unternehmensziele ausgerichtet sein.
  • Inhalte sollten extern, als Dienstleistungen und Produkte, übertragen werden.

Diese grundlegenden organisatorischen Regeln sind notwendig, wenn Sie wirklich eine gut organisierte Wissensbasis schaffen wollen.

Wissensmanagement und verschiedene Konzepte

Wissensmanagement ist ein komplizierter Prozess, der die Erstellung, gemeinsame Nutzung und organisatorische Verarbeitung der Daten innerhalb eines Unternehmens beinhaltet. Da Wissensmanagement den Menschen ermöglicht, mehr zu lernen, wird dieses Gebiet in großen Unternehmen hoch geschätzt; es ist verantwortlich für eine höhere Produktivität, bessere Mitarbeiterleistung und Zeitersparnis.

Darüber hinaus ist ein gutes Wissensmanagement von enormer Bedeutung für die gesamte Geschäftsstrategie des Unternehmens. Die beiden wichtigsten Konzepte des Wissensmanagements sind Kodifizierung und Personalisierung.

  • Kodifizierung – ist ein spezifischer Ansatz für das Wissensmanagement. Es ist sehr systematisch und geht sehr detailliert auf den Prozess ein, den die Mitarbeiter durchlaufen. Diese Technik des Wissensmanagements stützt sich auf Formulare, in denen Menschen die Informationen eingeben, die für die zukünftige Referenz wertvoll sein können, wenn ein ähnliches Projekt oder eine ähnliche Aufgabe entsteht. Die Kodifizierung zielt darauf ab, die Datenmenge in der Wissensdatenbank zu erhöhen und diese Daten über lange Zeiträume hinweg zu speichern. Da die Wissensdatenbank mit einer großen Sammlung wichtiger Informationen reicher wird, wird jeder künftige Verweis auf diese Daten es ermöglichen, ähnliche Aufgaben viel schneller zu erledigen, da alle möglichen Probleme bereits vorhanden sind, auf die die Menschen zugreifen können.
  • Personalisierung – dieses Konzept konzentriert sich mehr auf Menschen, die miteinander kommunizieren und untereinander eine Wissensbasis aufbauen. In der Praxis entsteht so eine Art soziales Netzwerk, in dem Menschen Fragen stellen und Antworten von erfahreneren Kollegen erhalten. Über einen längeren Zeitraum hinweg wird die Wissensbasis um ein Vielfaches reicher, da alle Fragen, die die Menschen vielleicht schon beantwortet haben, bereits beantwortet sind. Dieser Ansatz ist weitaus stärker auf die Vernetzung der Mitarbeiter und die Steigerung der Servicequalität ausgerichtet.

Obwohl diese beiden Konzepte völlig unterschiedlich sind, ist es möglich, beide zu kombinieren, um eine höhere Produktivität zu erreichen. Es ist jedoch notwendig, dass Sie sie auf eine bestimmte Art und Weise kombinieren – man muss primär sein und 80% des Wissensmanagement-Typs ausmachen. Beispielsweise ist es kontraproduktiv, Wissensbasis-Management in 50% Kodifizierung und 50% Personalisierung aufzuteilen. Aber, wenn das primäre Konzept für 80% des Inhalts verantwortlich ist, sind die restlichen 20% eher für spezifische Probleme geeignet. Die Nische, in der das Unternehmen operiert und wie es organisiert ist, wird beeinflussen, welche dieser beiden Ansätze dominierend sein werden.

Was sind die Geschäftsfelder, die durch gutes Wissensmanagement verbessert werden?

Dies sind einige der wichtigsten Geschäftsaufgaben, die mit gutem Wissensmanagement verbessert werden können.

Groupware – das ist eine Wissensbasis-Technologie, die auf die Zusammenarbeit und den Austausch von Informationen und Dokumenten abzielt. Dies ist ein integraler Bestandteil eines jeden Unternehmens, da der Umfang der gemeinsam genutzten Dokumentation ständig zunimmt. Mit einem guten Wissensmanagement kann dieser Teil der Wissensbasis die Produktivität des gesamten Unternehmens deutlich steigern.

Content Management – das ist der Teil der Wissensdatenbank, der es den Mitarbeitern ermöglicht, den gesamten Prozess der Inhaltserstellung zu automatisieren, was die Erstellung neuer Inhalte erheblich beschleunigt, da neue Seiten automatisch erstellt werden. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern des Unternehmens, auf einfache Weise neue Inhalte für zukünftige Referenzen hinzuzufügen.

E-Learning – das ist ein Teil der Geschäftswelt, der ständige Investitionen erfordert. Wissensmanagement ist auch hier sehr nützlich, denn es reduziert den finanziellen und zeitlichen Aufwand, wenn ein Unternehmen Tutorials für seine neuen Mitarbeiter erstellt. Die Bereitstellung neuer Informationen für alle Mitarbeiter wird mit dieser Technologie wesentlich erleichtert.

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